Saper comunicare e poter comprendere: SHARED UNDERSTANDING

Un fondamentale aspetto di un efficace processo di Risk Management è lo ''Shared Understanding''; letteralmente conoscenza condivisa, ma meglio traducibile come ''comprensione condivisa''. È necessario che questo concetto sia ben padroneggiato nell’ambito dell’analisi del rischio, ma più di questo è necessario avere una conoscenza condivisa delle regole che guidano le decisioni e degli impatti che queste decisioni possono avere. Non si tratta semplicemente di condividere una metodologia o un approccio; è fondamentale avere regole generali che rendano univoco il significato delle informazioni di cui siamo in possesso.

Ciò permette di introdurre un secondo concetto strettamente legato allo shared understanding: la Risk Based Decision. Si può infatti prendere una decisione condivisa solo nel momento in cui sono chiari i parametri con cui la valuto e le sue implicazioni. Anche se il Risk Management di cui si parla nella linea guida ICH Q9 si applica prevalentemente alla qualità di un prodotto/processo, esso impatta inevitabilmente anche sul business. La decisione di attuare modifiche nel processo produttivo o sul prodotto stesso potrebbe prevedere costi che devono essere giustificati in quanto valutati secondo principi condivisi al livello aziendale che non possono basarsi su una valutazione soggettiva di una specifica funzione.

Ogni decisione aziendale mira a determinare quanto il presentarsi di un rischio possa essere accettabile o meno, solo a seguito di una valutazione rispetto a questa accettabilità è possibile attivarsi per mitigare il problema. In ogni scelta viene applicata, quindi, una Cost-Benefit Analysis al fine di poter giustificare il costo di un’azione in base al beneficio che se ne ricava in un frangente qualitativo e produttivo. Per garantire una migliore efficacia degli investimenti e una migliore qualità del prodotto è prioritaria un’analisi preventiva del processo per poter definire in che ambito agire. Ciò consente uno sviluppo di processo fluido, il quale non necessita di modifiche correttive per carenze non valutate per tempo e che richiederebbero un impiego di costi aggiuntivo. Saper condividere le informazioni implica quindi che ogni membro aziendale comprenda il valore delle valutazioni fatte e delle azioni attuate.

Lo shared understanding è un modo per condividere le informazioni e si realizza all’interno di un Knowledge Management System: non è possibile avere uno shared understanding se non si ha un sistema di conoscenza diffuso. Questi concetti rappresentano i pilastri fondamentali che consentono una comune comprensione del processo: dove collocare una modifica, in che modo e quale miglioramento in ambito processuale si potrà trarne.

Un aspetto importante per PTM è la comunicazione che viene realizzata a diversi livelli. Il primo livello di comunicazione è quello con il cliente: é molto importante saper comunicare la metodologia PTM e condividere l’approccio che si intende applicare personalizzandolo sulle specifiche esigenze del cliente e comunicando le peculiarità, i vantaggi e gli svantaggi…

Il secondo livello ha un carattere più operativo e consiste nel supportare il cliente nella condivisione della conoscenza all’interno dell’azienda. La metodologia che PTM mette in atto prevede una raccolta di dati provenienti dalle varie aree aziendali e dai singoli individui i cui ruoli possono differire. In questa fase emergono le esperienze e le visioni soggettive.

Per consentire una comprensione comunque delle informazioni ricavate è però necessario definire un linguaggio comune che permetta una visione più ampia, oggettiva e comune a tutti.

La fase di soggettivazione, ovvero la raccolta delle informazioni dai singoli membri aziendali, diventa un importante tassello per la costruzione di una visione d’insieme. Parlando di oggettivazione evidenziamo, infatti, come ogni esperienza e conoscenza soggettiva sia trasferibile in un linguaggio che accorda i singoli. Basandosi su regole condivise emerge così una metodologia che permette una reale visione d’insieme comprendente tutte le esperienze individuali ma predisposte in un linguaggio comune e comprensibile a tutti. Integrando la soggettivazione e l’oggettivazione si può finalmente analizzare il processo produttivo secondo un codice univoco e prendere decisioni risk based in base agli stessi principi.

PTM ha sviluppato, a supporto dello shared understandig, lo strumento di mappatura proprietario Cymapp®. Tramite questo software si è in possesso di un sistema condiviso che consente la visione complessiva del processo, comprensiva di tutte le informazioni raccolte.

Lo shared understanding ci permette di avere una comprensione condivisa dei processi aziendali attraverso un linguaggio e delle regole generali condivise tali da garantire la mappatura: essenziale per una visione olistica del quadro generale presente e per la strutturazione ottimale di quello futuro. 

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