Periodic risk review

Il metodo PTM per il mantenimento della conoscenza nel tempo

Tra le tante applicazioni del Knowledge Management che PTM ha seguito, sviluppato e supportato nel corso degli anni, quella della Periodic Risk Review è un buon esempio di come attuare una modalità di gestione della conoscenza nel tempo sia necessaria al mantenimento del controllo sui processi, ma anche a rendere proattivi, efficaci ed efficienti i processi decisionali connessi.

Per poter approfondire questo tema ci siamo affidati all’ esperienza della dott.ssa Marisa Pedretti, Managing Consultant di PTM e sviluppatore dello strumento PTM per la gestione della conoscenza, Cymapp®.

Impostare un processo strutturato di Knowledge Management permette di accrescere la conoscenza del proprio processo e ciò non si limita ad un singolo intervento iniziale: la conoscenza del prodotto e del processo è progressiva e se ben strutturata alimenta un circolo virtuoso per cui un’evoluzione del processo di produzione comporta miglioramenti nel prodotto in modo incrementale.

Ogni evoluzione di prodotto/processo genera la comparsa di change che richiedono necessariamente una riconfigurazione della mappatura al fine di avere una fotografia aggiornata che valuti i nuovi impatti in termini di rischio, ad esempio sulla qualità del prodotto, ma anche con la possibilità di ampliare la valutazione a focus diversi, ad esempio di business.

Aggiornare e accrescere lo storico dei change consente da un lato di effettuare controlli sui processi e riconoscere i suoi punti di rischio (definire quale sia il rischio e dare razionali per le decisioni prese), e al contempo permette di fornire dati per quelli che saranno futuri cambiamenti che possono impattare sul processo. 

La gestione di ciascun change rispetta la procedura di Change Management prevista dal sistema qualità aziendale e consente una valutazione d’impatto grazie alla visione d’insieme data dal sistema di Knowledge Management. La conoscenza sviluppata durante i processi di Risk Assesment e di Mappatura con Cymapp® permettono di comprendere quali sono i margini di azione per un change e il livello di impatto che ne deriva, identificando cioè ciò che potrebbe produrre danni specifici.

La Periodic Risk Review consente la raccolta e la gestione delle deviazioni, delle CAPA e delle non conformità emerse dall’ultima mappatura. I dati raccolti vengono esposti dalla Quality Unit aziendale e permettono un’analisi atta a mitigare i rischi.

Questo processo è strutturato in modo tale da:

• evitare di duplicare rischi già noti e consentire, nel caso di rischi già presenti, una semplice rivalutazione della stima del rischio;
• riconoscere possibili deviazioni pertinenti al processo, anche se mai accadute, identificando e inserendo a sistema nuove cause e nuovi rischi non ancora valutati;
• definire le mitigazioni per i nuovi rischi identificati;
• valutare nuove aree che necessitano di una analisi del rischio specifica;

Tutto questo permette di accrescere la conoscenza del processo e di renderla strutturata e disponibile per il futuro, indipendentemente da chi si occuperà del processo in generale e della gestione dei change nello specifico.

Le Periodic Risk Review sono dunque basilari nell’evoluzione di un processo di produzione e una gestione strutturata dei dati e delle informazioni generate assicurano un ampliamento della conoscenza di prodotti/processi e dei rischi ad essi connessi. Il plus dell’approccio PTM risiede senza dubbio nel software Cymapp® che permette l’archiviazione delle informazioni e la connessione dei dati rendendoli disponibili in modo immediato, progressivo e sempre aggiornato.